Praktijkvoorbeelden van weergaven

Weergaven zijn ontzettend handig om inzicht te krijgen in de data in Tribe CRM. Welke gegevens in een weergaven staan kun je zelf instellen door het toevoegen van kolommen en filters. Een weergave is ook de basis voor het exporteren van gegevens uit Tribe. Het exportbestand bevat de gegevens uit de ingestelde kolommen in de weergave. In dit artikel geven we een aantal praktijkvoorbeelden van veelgestelde vragen met betrekking tot het maken van weergaven.

Bekijk ook onderstaande artikelen voor meer informatie over weergaven en de opbouw van Tribe CRM.

Hoe maak ik een lijstweergave?

De opbouw van Tribe CRM

Kan ik een geplande export maken van een weergave?

Klant weergave met adresvelden
Particulier weergave met adresvelden
Contactpersoon weergave met contact- en zakelijke adresgegevens
Keuzelijsten toevoegen aan een weergave

1 Klant weergave met adresvelden

In dit voorbeeld maken we gebruik van het relatietype klant, je kunt dezelfde stappen echter ook gebruiken voor de andere organisatie relatietypen zoals leverancier, lead etc.

Bij een organisatie kan één bezoek-, post en factuuradres worden geregistreerd. De adresgegevens worden opgeslagen in de entiteit adres. Deze entiteit is gekoppeld aan de organisatie. Op organisatieniveau bevinden zich dus geen losse adresvelden.

Volg onderstaande stappen om de weergave aan te maken.

Navigeer naar configuratie > relaties > klanten.
Open de beheermodus van de klanten. Mocht je de klant weergave hebben geopend, klik dan op het tandwiel icoon om de beheermodus te openen.
Klik op het tabblad weergaven.
Voeg indien noodzakelijk een filter toe.
Klik op de + knop om een kolom toe te voegen.
De velden picker opent in het tabblad klant. Hier staan alle velden die in beschikbaar zijn voor de entiteit klant.
De adresgegevens zijn gekoppeld aan de organisatie. Klik op het tabblad organisatie.
De velden picker opent in het tabblad organisatie. Hier staan alle velden die beschikbaar zijn voor de entiteit organisatie.
De adresgegevens zijn gekoppeld aan de organisatie. Klik op het tabblad organisatie koppelingen.
Klik in de kolom enkelvoudig op de waarde bezoekadres.
De velden picker opent het tabblad adres. Klik op de waarde straat.
De kolom straat wordt nu toegevoegd aan de weergave.
Herhaal stap 5 tot 11 voor de overige adres kolommen.
Wil je ook de organisatiegegevens zoals telefoonnummer, website en e-mailadres aan de weergave toevoegen? Deze velden vind je terug bij stap 8 op het tabblad organisatie.

2 Particulier weergave met adresvelden

In dit voorbeeld maken we gebruik van het relatietype particulier, je kunt dezelfde stappen echter ook gebruiken voor de andere persoon relatietypen zoals particuliere klant, kandidaat etc.

Bij een persoon kan één privé adres worden geregistreerd. De adresgegevens worden opgeslagen in de entiteit adres. Deze entiteit is gekoppeld aan de persoon. Op persoonsniveau bevinden zich dus geen losse adresvelden.

Volg onderstaande stappen om de weergave aan te maken.

Navigeer naar configuratie > relaties > particulieren.
Open de beheermodus van de particulieren. Mocht je de particulier weergave hebben geopend, klik dan op het tandwiel icoon om de beheermodus te openen.
Klik op het tabblad weergaven.
Voeg indien noodzakelijk een filter toe.
Klik op de + knop om een kolom toe te voegen.
De velden picker opent in het tabblad particulier. Hier staan alle velden die in beschikbaar zijn voor de entiteit particulier.
De adresgegevens zijn gekoppeld aan de persoon. Klik op het tabblad persoon.
De velden picker opent in het tabblad persoon. Hier staan alle velden die beschikbaar zijn voor de entiteit persoon.
De adresgegevens zijn gekoppeld aan de persoon. Klik op het tabblad persoon koppelingen.
Klik in de kolom enkelvoudig op de waarde privé adres.
De velden picker opent het tabblad adres. Klik op de waarde straat.
De kolom straat wordt nu toegevoegd aan de weergave.
Herhaal stap 5 tot 11 voor de overige adres kolommen.
Wil je ook de persoonsgegevens zoals privé e-mail, privé telefoon en privé mobiel aan de weergave toevoegen? Deze velden vind je terug bij stap 8 op het tabblad persoon.

3 Contactpersoon weergave met contact- en zakelijke adresgegevens

Wanneer je een contactpersoon registreert dan heb je de mogelijkheid de zakelijke gegevens (mobiel, e-mail etc.) vast te leggen. Deze gegevens worden opgeslagen in de entiteit contactpersoon. De contactpersoon is gekoppeld aan een relatie van het soort organisatie, aan de organisatie kan één bezoek-, post en factuuradres worden geregistreerd. De adresgegevens worden opgeslagen in de entiteit adres. Deze entiteit is gekoppeld aan de organisatie.

Volg onderstaande stappen om de weergave aan te maken.

Navigeer naar configuratie > relaties > contactpersonen.
Open de beheermodus van de contactpersonen. Mocht je de contactpersoon weergave hebben geopend, klik dan op het tandwiel icoon om de beheermodus te openen.
Klik op het tabblad weergaven.
Voeg indien noodzakelijk een filter toe.
Klik op de + knop om een kolom toe te voegen.
De velden picker opent in het tabblad contactpersoon. Hier staan alle velden die in beschikbaar zijn voor de entiteit contactpersoon, zoals (zakelijk) mobiel nummer of e-mailadres. Voeg deze kolommen toe, indien gewenst.
De contactpersoon is gekoppeld aan één relatie. Open het tabblad contactpersoon koppelingen.
Klik in de kolom enkelvoudig op de waarde relatie.
De velden picker opent in het tabblad relatie. Hier staan alle velden die beschikbaar zijn voor de entiteit relatie.
De contactpersoon is gekoppeld aan een relatie, namelijk een organisatie. Klik op het tabblad indien organisatie.
De adresgegevens zijn gekoppeld aan de organisatie. Klik op het tabblad organisatie koppelingen.
Klik in de kolom enkelvoudig op de waarde bezoekadres.
De velden picker opent het tabblad adres. Klik op de waarde straat.
De kolom straat wordt nu toegevoegd aan de weergave.
Herhaal stap 5 tot 14 voor de overige adres kolommen.

4 Keuzelijsten toevoegen aan een weergave

Bij het vastleggen van gegevens wordt vaak gebruikt gemaakt van keuzelijsten. Keuzelijsten maken de invoer van gegevens makkelijker voor een gebruiker, zorgen voor uniformiteit en maken het eenvoudiger om op een waarde te zoeken. Tribe CRM kent twee soorten keuzelijsten, een enkelvoudige- en meervoudige lijst. De gebruiker kan hier één waarde of meerdere waarden selecteren in het veld.

Enkelvoudige keuzelijst

In dit voorbeeld volgen we de stappen voor het toevoegen van een enkelvoudige keuzelijst aan een weergave. We maken gebruik van de keuzelijst functie, deze vind je terug bij het relatietype contactpersoon, je kunt dezelfde stappen echter ook gebruiken voor de andere keuzelijsten.

Een keuzelijst is een gekoppelde entiteit bij, in dit geval, een contactpersoon. Bij een contactpersoon kan één functie worden geregistreerd.

Volg onderstaande stappen om de weergave aan te maken.

Navigeer naar configuratie > relaties > contactpersonen.
Open de beheermodus van de contactpersonen. Mocht je de contactpersoon weergave hebben geopend, klik dan op het tandwiel icoon om de beheermodus te openen.
Klik op het tabblad weergaven.
Voeg indien noodzakelijk een filter toe.
Klik op de + knop om een kolom toe te voegen.
De velden picker opent in het tabblad contactpersoon. Hier staan alle velden die in beschikbaar zijn voor de entiteit contactpersoon. Selecteer hier de velden die niet van het type keuzelijst zijn.
Klik op het tabblad contactpersoon koppelingen en klik in de klik in de kolom enkelvoudig op functie.
Klik op de blauwe knop dit veld selecteren.

Meervoudige keuzelijst

In dit voorbeeld volgen we de stappen voor het toevoegen van een meervoudige keuzelijst aan een weergave. We maken gebruik van de keuzelijst opt-out e-mail categorieën, deze vind je terug bij het relatietype contactpersoon, je kunt dezelfde stappen echter ook gebruiken voor de andere keuzelijsten.

Een keuzelijst is een gekoppelde entiteit bij, in dit geval, een contactpersoon. Bij een contactpersoon kunnen meerdere opt-out e-mail categorieën registreren.

Volg onderstaande stappen om de weergave aan te maken.

Navigeer naar configuratie > relaties > contactpersonen.
Open de beheermodus van de contactpersonen. Mocht je de contactpersoon weergave hebben geopend, klik dan op het tandwiel icoon om de beheermodus te openen.
Klik op het tabblad weergaven.
Voeg indien noodzakelijk een filter toe.
Klik op de + knop om een kolom toe te voegen.
De velden picker opent in het tabblad contactpersoon. Hier staan alle velden die in beschikbaar zijn voor de entiteit contactpersoon. Selecteer hier de velden die niet van het type keuzelijst zijn.
Klik op het tabblad contactpersoon koppelingen en klik in de klik in de kolom meervoudig op opt-out e-mail categorieën.
Klik op de blauwe knop dit veld selecteren.

Wanneer bij een contactpersoon meerdere opt-out categorieën geregistreerd staan, dan worden deze categorieën komma gescheiden weergegeven in de kolom.

Labels

De stappen uit het voorgaande hoofdstuk over meervoudige keuzelijsten zijn ook te volgen wanneer je een kolom met labels aan de weergave wilt toevoegen. Bij stap 7 kies je in de kolom meervoudig voor labels waarna je op de knop dit veld selecteren klikt.

Indien er meerdere labels aan een contactpersoon gekoppeld zijn, dan worden deze komma gescheiden weergegeven in de kolom.

Meervoudige keuzelijsten/labels exporteren

Omdat er meerdere waarden aan een relatie gekoppeld kunnen zijn, zal de export van een weergave met daarin een meervoudige keuzelijst uit twee verschillende bestanden bestaan.

Het hoofdbestand bevat alle kolommen zoals in de weergave, met uitzondering van de kolom met de keuzelijst waarden. In het tweede bestand, bijvoorbeeld contactpersonen – labels, worden de labels bij de contactpersoon getoond. In beide bestanden vind je een kolom met een UUID of parentID terug. Het UUID uit het hoofdbestand komt overeen met het parent ID uit het tweede bestand.

Wanneer er meerdere labels bij één persoon geregistreerd staan, zal het UUID van de relatie ook meerdere keren in het label bestand worden getoond. Eén keer voor ieder label dat aan de persoon gekoppeld is.